Bạn đã tìm được vài mẫu hộp quà đẹp, nhưng khi gửi lên duyệt lại nhận về những câu hỏi như “tặng cho ai?”, “đã tính phần in logo chưa?” hoặc “nếu đổi số lượng thì sao?”. Khi đó, điều còn thiếu thường là một bản đề xuất giúp người duyệt nhìn thấy toàn bộ phương án.
Một đề xuất quà Tết doanh nghiệp 2027 nên làm rõ sáu việc: mục đích tặng, nhóm người nhận, mẫu quà, số lượng, các khoản cần báo giá và thời gian cần nhận. Bạn không cần trình bày dài; một bảng tóm tắt kèm ảnh và danh sách thành phần thường dễ xem hơn nhiều trang giới thiệu sản phẩm.
Bắt đầu bằng quyết định cần người duyệt đưa ra
Trước khi làm bảng, hãy xác định bạn đang xin duyệt điều gì. Nếu mới ở bước chọn mẫu, có thể xin duyệt hướng sản phẩm trước. Nếu đã nhận báo giá đầy đủ, đề xuất cần đi đến quyết định cụ thể về phương án, số lượng và phạm vi chi phí.
Tránh dùng một câu chung như “xin duyệt quà Tết” trong khi vẫn còn nhiều hạng mục chưa xác định. Bạn có thể ghi rõ: “Xin duyệt mẫu quà và số lượng dự kiến để lấy báo giá cuối cùng” hoặc “Xin duyệt phương án đặt hàng theo báo giá đính kèm”. Hai yêu cầu này có mức độ cam kết khác nhau.
Bảng đề xuất có thể sao chép và điền ngay
Phần chưa có thông tin nên được ghi “đang chờ xác nhận”, không để trống. Người đọc sẽ phân biệt được đâu là việc chưa làm và đâu là hạng mục không áp dụng.
Chỉ đưa hai hoặc ba phương án có khác biệt rõ
Gửi quá nhiều mẫu dễ khiến người duyệt quay lại bước lựa chọn từ đầu. Thay vào đó, hãy giữ hai hoặc ba phương án và giải thích ngắn gọn lý do đưa từng mẫu vào danh sách.
Ví dụ minh họa dưới đây dùng hai set có sẵn của An Nhiên. Đây là cách trình bày đề xuất, không phải hồ sơ của một khách hàng thực tế:
Bạn có thể mở trang Lộc Xuân Như Ý Set I và Xuân Phát Tài Lộc Set I để đối chiếu trước khi gửi đề xuất. Không nên chỉ ghi “hộp vàng” hoặc “hộp xanh”, vì mỗi dòng có nhiều cấu hình.
Tách rõ số lượng đã chốt và phần dự phòng
Danh sách quà có thể thay đổi trong quá trình chuẩn bị. Để tránh nhầm, hãy tách ba con số: số người nhận đã xác nhận, số đang chờ phản hồi và số quà dự phòng đề nghị.
Chẳng hạn, nếu danh sách hiện có 80 người đã chốt và 10 người đang chờ xác nhận, đừng ghi ngay thành “90 phần chính thức”. Hãy giữ hai trạng thái để người duyệt biết phần nào chắc chắn và phần nào có thể thay đổi. Nếu đề nghị đặt thêm dự phòng, cần nêu lý do thay vì cộng một tỷ lệ tùy ý.
Với mỗi nhóm, dùng một mã gắn cả mẫu quà lẫn phiên bản thiệp. Một bảng tối giản có thể gồm: mã nhóm, số lượng, tên set, mã thiệp và điểm nhận hàng. Đó cũng là dữ liệu cần chuyển tiếp cho người phụ trách kiểm nhận sau này.
Kiểm tra phạm vi báo giá trước khi trình tổng chi phí
Hai báo giá chỉ có thể so sánh rõ ràng khi cùng phạm vi. Hãy xác nhận phần sản phẩm, hộp, tùy chỉnh, thiệp, thuế và giao nhận đã được thể hiện như thế nào. Hạng mục chưa có trong báo giá cần được hỏi lại, không tự coi là đã bao gồm.
An Nhiên áp dụng chiết khấu từ 3–8% tùy số lượng. Khi đưa vào đề xuất nội bộ, hãy sử dụng mức được xác nhận cho yêu cầu cụ thể, không mặc định mọi đơn đều được mức cao nhất. Điều kiện số lượng và phụ phí cho in logo, thiệp riêng, thay thành phần hoặc thiết kế hộp được thỏa thuận khi tư vấn.
Ghi ngày cần nhận trước, rồi thống nhất lịch thực hiện
Ngày công ty tổ chức trao quà và ngày cần nhận hàng là hai mốc khác nhau. Người phụ trách nên để thời gian kiểm đếm, đối chiếu thiệp và sắp xếp bàn giao trước khi trao tặng.
Nếu doanh nghiệp có văn phòng tại TP.HCM và các điểm nhận ở Đồng Nai, Tây Ninh hoặc Cần Thơ, hãy ghi riêng địa chỉ, người nhận hàng và ngày cần nhận của từng điểm trong yêu cầu. Sau đó trao đổi phương án thực hiện với nhà cung cấp; không mặc định mọi địa điểm có cùng lịch.
Thời gian giao nhận tại An Nhiên từ 3–5 ngày; nếu cần lâu hơn, An Nhiên sẽ liên hệ báo trước. Với phương án có tùy chỉnh, doanh nghiệp nên xác nhận lịch cụ thể trước khi ghi thành mốc đã chốt trong đề xuất.
Mẫu lời trình ngắn để gửi kèm bảng
Em gửi đề xuất quà Tết 2027 cho [nhóm người nhận], gồm [số phương án] phương án trong bảng đính kèm. Em đề xuất chọn [tên set] vì [lý do cụ thể]. Số lượng hiện đã xác nhận là [số lượng]; phần còn chờ được ghi riêng trong bảng. Nhờ Anh/Chị duyệt [nội dung cần duyệt] để em tiếp tục xác nhận với nhà cung cấp. Những hạng mục chưa chốt đã được đánh dấu để tránh hiểu là cam kết cuối cùng.
Sau khi được duyệt, hãy lưu lại phiên bản bảng và các tài liệu đi kèm. Nếu có thay đổi mẫu, số lượng hoặc thiệp, cần cập nhật cùng một bộ thông tin trước khi chuyển sang đặt hàng.
Để nhận tư vấn sát với bản đề xuất, bạn có thể gửi yêu cầu cho An Nhiên gồm tên set, số lượng và phần tùy chỉnh. Khi chuyển sang thực hiện, bài kinh nghiệm đặt quà Tết số lượng lớn sẽ giúp bạn rà lại các bước phối hợp tiếp theo.
