Kinh nghiệm đặt quà Tết số lượng lớn: Thời điểm đặt, kiểm tra mẫu và kế hoạch giao hàng
Đặt quà Tết số lượng lớn là một công việc cần nhiều sự chuẩn bị hơn so với mua quà cá nhân. Doanh nghiệp không chỉ phải chọn được mẫu quà phù hợp mà còn phải kiểm soát ngân sách, số lượng, chất lượng, nhận diện thương hiệu và tiến độ giao hàng.
Chỉ một sai sót nhỏ trong danh sách người nhận, nội dung thiệp, màu logo hoặc kế hoạch vận chuyển cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình tri ân cuối năm.
Vì vậy, thay vì chỉ tìm một mẫu hộp đẹp và đặt hàng ngay, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình rõ ràng từ lúc lập danh sách đến khi hoàn tất giao quà.
Bài viết dưới đây tổng hợp những kinh nghiệm quan trọng khi đặt quà Tết số lượng lớn, giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh, kiểm soát chất lượng và trao quà đúng thời điểm.
Vì sao đặt quà Tết số lượng lớn cần chuẩn bị sớm?
Càng gần Tết, nhu cầu quà tặng càng tăng cao. Các đơn vị cung cấp đồng thời phải xử lý nhiều công việc như nhập sản phẩm, sản xuất hộp, in logo, đóng gói và vận chuyển.
Nếu đặt hàng quá muộn, doanh nghiệp có thể gặp những vấn đề như:
Mẫu quà mong muốn đã hết.
Một số sản phẩm không còn đủ số lượng.
Không đủ thời gian thiết kế và in logo.
Khó thay đổi thành phần.
Không kịp duyệt mẫu thực tế.
Chi phí vận chuyển tăng.
Nguy cơ giao hàng trễ.
Khó xử lý các sản phẩm lỗi hoặc thiếu.
Chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn, dễ thương lượng phương án phù hợp và có thời gian xử lý các thay đổi phát sinh.
Doanh nghiệp nên đặt quà Tết trước bao lâu?
Không có một mốc thời gian cố định cho mọi đơn hàng. Thời gian phù hợp phụ thuộc vào số lượng, mức độ tùy chỉnh và cách giao hàng.
Có thể tham khảo theo các trường hợp sau.
Đơn hàng sử dụng mẫu có sẵn
Nếu doanh nghiệp chọn mẫu hộp có sẵn, không in logo hoặc chỉ dùng thiệp và tem đơn giản, thời gian chuẩn bị thường linh hoạt hơn.
Tuy nhiên, vẫn nên đặt trước vài tuần để:
Kiểm tra tồn kho.
Chốt danh sách người nhận.
Kiểm tra mẫu.
Sắp xếp đóng gói.
Lên kế hoạch giao hàng.
Đơn hàng có in logo
Nếu cần in logo trực tiếp lên hộp, túi giấy hoặc thiệp, doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm hơn.
Quy trình có thể gồm:
Chọn mẫu hộp.
Cung cấp file logo.
Thiết kế bản mô phỏng.
Chỉnh sửa.
Duyệt mẫu.
Làm khuôn.
Sản xuất.
Đóng gói.
Kiểm tra.
Giao hàng.
Mỗi bước đều cần thời gian và có thể phát sinh điều chỉnh.
Đơn hàng thiết kế riêng
Với hộp có kết cấu riêng, màu sắc riêng hoặc nhiều chi tiết cá nhân hóa, doanh nghiệp nên lên kế hoạch từ sớm.
Thiết kế riêng thường cần thêm thời gian cho:
Lên ý tưởng.
Chọn chất liệu.
Làm mẫu.
Kiểm tra kích thước.
Điều chỉnh khay sản phẩm.
Duyệt màu.
Sản xuất hàng loạt.
Đơn hàng giao nhiều tỉnh thành
Nếu quà được giao đến nhiều địa chỉ, cần dành thêm thời gian để kiểm tra danh sách và tổ chức vận chuyển.
Đặc biệt, các khu vực xa trung tâm hoặc cần giao theo khung giờ có thể đòi hỏi kế hoạch chi tiết hơn.
Bước 1: Xác định mục tiêu tặng quà
Trước khi chọn sản phẩm, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của chương trình.
Quà Tết có thể được sử dụng để:
Tri ân khách hàng.
Cảm ơn đối tác.
Ghi nhận nhân viên.
Chăm sóc đại lý.
Tặng cấp quản lý.
Sử dụng trong sự kiện cuối năm.
Hỗ trợ chương trình bán hàng.
Củng cố nhận diện thương hiệu.
Mục tiêu khác nhau sẽ dẫn đến cách chọn quà khác nhau.
Ví dụ, quà dành cho nhân viên nên ưu tiên tính thiết thực. Quà dành cho đối tác có thể cần hình thức trang trọng hơn. Quà dành cho khách hàng số lượng lớn nên dễ sử dụng và thuận tiện vận chuyển.
Bước 2: Lập danh sách người nhận
Danh sách người nhận là cơ sở để xác định số lượng và phân nhóm quà.
Doanh nghiệp nên lập bảng gồm các thông tin:
Họ tên.
Công ty hoặc bộ phận.
Nhóm người nhận.
Mẫu quà.
Địa chỉ.
Số điện thoại.
Thời gian giao.
Người phụ trách.
Ghi chú đặc biệt.
Trạng thái giao hàng.
Không nên chỉ ghi số lượng tổng. Khi danh sách được chia theo từng nhóm, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát hơn.
Có thể phân loại như sau:
Nhân viên.
Khách hàng phổ thông.
Khách hàng thân thiết.
Đối tác.
Đối tác chiến lược.
Cấp quản lý.
Khách mời đặc biệt.
Việc phân nhóm giúp doanh nghiệp lựa chọn mức ngân sách và mẫu quà phù hợp, đồng thời tránh sử dụng một mẫu duy nhất cho tất cả người nhận.
Bước 3: Xác định ngân sách tổng
Ngân sách không chỉ gồm giá của từng hộp quà.
Doanh nghiệp cần tính thêm:
Giá sản phẩm bên trong.
Chi phí hộp.
Chi phí thiết kế.
Chi phí in logo.
Túi giấy.
Thiệp.
Tem.
Phụ kiện.
Đóng gói.
Vận chuyển.
Chi phí dự phòng.
Công thức tham khảo:
Tổng ngân sách = Số lượng quà × Chi phí mỗi phần + Chi phí tùy chỉnh + Chi phí giao hàng + Ngân sách dự phòng
Nên xác định ngân sách tối đa ngay từ đầu để đơn vị cung cấp đề xuất mẫu phù hợp.
Nếu ngân sách hạn chế, doanh nghiệp có thể ưu tiên chất lượng sản phẩm thay vì sử dụng quá nhiều phụ kiện trang trí.
Bước 4: Dự phòng số lượng phát sinh
Không nên đặt đúng bằng số lượng hiện có trong danh sách.
Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể phát sinh:
Khách hàng mới.
Nhân viên mới.
Đối tác bổ sung.
Quà dùng cho sự kiện.
Hộp bị lỗi.
Hàng bị hư hỏng khi vận chuyển.
Trường hợp giao nhầm hoặc giao thiếu.
Một lượng quà dự phòng hợp lý giúp doanh nghiệp chủ động xử lý mà không cần đặt bổ sung gấp.
Tỷ lệ dự phòng nên được xác định dựa trên:
Mức độ ổn định của danh sách.
Số lượng đơn hàng.
Khả năng bổ sung sau sản xuất.
Mức độ tùy chỉnh của hộp.
Nguy cơ hư hỏng khi giao hàng.
Với mẫu thiết kế riêng, đặt bổ sung số lượng ít sau khi đã hoàn tất sản xuất có thể khó và tốn chi phí hơn.
Bước 5: Chọn mẫu quà phù hợp số lượng lớn
Một mẫu đẹp chưa chắc phù hợp để sản xuất và giao với số lượng lớn.
Doanh nghiệp cần đánh giá cả hình thức lẫn khả năng triển khai.
Một mẫu quà phù hợp nên có:
Thành phần ổn định.
Sản phẩm có nguồn cung rõ ràng.
Hạn sử dụng phù hợp.
Bao bì chắc chắn.
Kích thước thuận tiện.
Trọng lượng hợp lý.
Khả năng vận chuyển tốt.
Dễ đóng gói đồng đều.
Có thể thay thế thành phần nếu cần.
Hộp quá lớn hoặc quá nặng có thể làm tăng đáng kể chi phí giao hàng. Hộp có nhiều chai thủy tinh cần được cố định kỹ và có phương án bảo vệ riêng.
Bước 6: Kiểm tra thành phần trong hộp quà
Mỗi sản phẩm cần được kiểm tra trước khi chốt mẫu.
Các thông tin quan trọng gồm:
Tên sản phẩm.
Thương hiệu.
Xuất xứ.
Quy cách đóng gói.
Hạn sử dụng.
Ngày sản xuất.
Điều kiện bảo quản.
Thành phần.
Thông tin dị ứng nếu có.
Tình trạng bao bì.
Doanh nghiệp không nên chỉ đánh giá dựa trên hình ảnh.
Kích thước và màu sắc thực tế của sản phẩm có thể khác với hình mô phỏng. Vì vậy, cần xem mẫu hoặc hình ảnh sản phẩm thực tế trước khi sản xuất.
Bước 7: Yêu cầu mẫu thực tế
Duyệt mẫu là bước quan trọng nhất trước khi đặt số lượng lớn.
Một mẫu thực tế giúp doanh nghiệp đánh giá:
Kích thước hộp.
Chất liệu.
Màu sắc.
Độ chắc chắn.
Cách mở hộp.
Cách sắp xếp sản phẩm.
Khả năng cố định thành phần.
Kích thước logo.
Chất lượng thiệp và túi giấy.
Trải nghiệm khi cầm và mở quà.
Nếu không thể nhận mẫu trực tiếp, doanh nghiệp nên yêu cầu:
Video mở hộp.
Ảnh chụp nhiều góc.
Ảnh cận chất liệu.
Ảnh sản phẩm bên trong.
Kích thước và trọng lượng cụ thể.
Bản mô phỏng logo.
Tuy nhiên, với đơn hàng có giá trị lớn hoặc thiết kế riêng, mẫu thực tế vẫn là lựa chọn an toàn hơn.
Những nội dung cần kiểm tra khi duyệt mẫu
Kiểm tra hộp
Hộp có chắc chắn không?
Nắp có vừa không?
Nam châm có đủ lực không?
Mép hộp có bị hở không?
Bề mặt có dễ trầy không?
Màu có đúng thiết kế không?
Hộp có bị ám mùi keo không?
Kiểm tra sản phẩm
Bao bì có nguyên vẹn không?
Hạn sử dụng có đủ dài không?
Sản phẩm có đúng mẫu không?
Thông tin nhãn có rõ không?
Kích thước có đồng đều không?
Sản phẩm có dễ vỡ không?
Kiểm tra cách sắp xếp
Sản phẩm có bị xô lệch không?
Khay có vừa không?
Khi dựng hộp, sản phẩm có rơi không?
Có khoảng trống quá lớn không?
Bố cục có cân đối không?
Sản phẩm chính có được làm nổi bật không?
Kiểm tra logo và thiệp
Logo có đúng màu không?
Logo có bị lệch không?
Kích thước có cân đối không?
Tên doanh nghiệp có đúng không?
Nội dung thiệp có lỗi chính tả không?
Lời chúc có phù hợp không?
Sau khi duyệt, doanh nghiệp nên lưu lại hình ảnh hoặc tài liệu xác nhận mẫu.
Bước 8: Chuẩn bị file logo và nội dung in ấn
File logo nên được cung cấp ở định dạng phù hợp cho in ấn.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị:
File vector.
Mã màu thương hiệu.
Phiên bản logo một màu.
Logo ngang và dọc.
Quy chuẩn khoảng trống.
Font chữ nếu có.
Nội dung thiệp.
Lời chúc.
Tên thương hiệu chính xác.
Không nên sử dụng ảnh logo tải từ website hoặc ảnh chụp màn hình vì có thể bị mờ khi in.
Nội dung cần được kiểm tra bởi ít nhất hai người trước khi xác nhận sản xuất.
Bước 9: Thống nhất phương án thay thế sản phẩm
Với đơn hàng số lượng lớn, một số sản phẩm có thể thay đổi do nguồn cung.
Doanh nghiệp nên thỏa thuận trước:
Sản phẩm nào được phép thay thế.
Sản phẩm thay thế phải cùng phân khúc.
Có cần duyệt lại hay không.
Bao bì thay thế có phù hợp không.
Giá trị hộp có thay đổi không.
Có ảnh hưởng đến bố cục không.
Không nên chấp nhận thay đổi thành phần mà không được thông báo.
Nếu một sản phẩm phải thay thế, cần bảo đảm chất lượng và giá trị tương đương với mẫu đã duyệt.
Bước 10: Lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch nên có các mốc rõ ràng:
Ngày chốt mẫu.
Ngày chốt số lượng.
Ngày chốt thiết kế.
Ngày làm khuôn.
Ngày bắt đầu sản xuất.
Ngày hoàn tất hộp.
Ngày đóng gói.
Ngày kiểm tra.
Ngày giao hàng.
Thời gian dự phòng.
Doanh nghiệp nên tránh đặt ngày giao quá sát ngày trao quà.
Khoảng thời gian dự phòng giúp xử lý các tình huống như:
Sản phẩm giao chậm.
Hộp cần chỉnh sửa.
Logo in chưa đạt.
Danh sách người nhận thay đổi.
Thời tiết ảnh hưởng vận chuyển.
Đơn vị nhận thay đổi thời gian làm việc.
Bước 11: Kiểm tra chất lượng trước khi giao
Không nhất thiết phải mở kiểm tra toàn bộ đơn hàng, nhưng cần có phương án kiểm tra theo tỷ lệ hoặc theo từng lô.
Các tiêu chí cần kiểm tra gồm:
Đúng số lượng.
Đúng mẫu.
Đúng thành phần.
Đúng logo.
Đúng thiệp.
Hộp không móp.
Túi giấy không rách.
Sản phẩm không hết hạn.
Không có dấu hiệu hư hỏng.
Tem niêm phong còn nguyên.
Thùng vận chuyển được ghi chú rõ.
Nếu đơn hàng có nhiều mẫu, cần dán mã hoặc ký hiệu phân biệt để tránh giao nhầm.
Bước 12: Chọn phương án giao hàng
Doanh nghiệp thường có ba phương án chính.
Giao tập trung
Toàn bộ quà được giao đến văn phòng, kho hoặc một địa điểm cố định.
Ưu điểm:
Dễ kiểm đếm.
Chi phí thấp hơn.
Doanh nghiệp chủ động phát quà.
Dễ xử lý nếu có sai sót.
Hạn chế:
Cần không gian lưu trữ.
Phải tổ chức phân phát nội bộ.
Có thể phát sinh nhân lực.
Giao theo chi nhánh
Quà được chia theo từng văn phòng hoặc khu vực.
Doanh nghiệp cần cung cấp:
Số lượng từng điểm.
Người nhận hàng.
Số điện thoại.
Thời gian làm việc.
Yêu cầu bốc xếp.
Ghi chú về lối vào hoặc khu vực giao.
Giao đến từng người nhận
Phương án này phù hợp với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên làm việc từ xa.
Danh sách cần chính xác và đầy đủ.
Nên kiểm tra:
Họ tên.
Số điện thoại.
Địa chỉ.
Khu vực.
Khung giờ.
Người gửi.
Lời nhắn.
Mã mẫu quà.
Nếu người nhận không có mặt, cần có quy định về giao lại hoặc liên hệ xác nhận.
Cách quản lý danh sách giao nhiều địa chỉ
Doanh nghiệp nên sử dụng một bảng dữ liệu thống nhất.
Mỗi dòng tương ứng với một người nhận và có các cột:
Mã đơn.
Họ tên.
Số điện thoại.
Địa chỉ.
Tỉnh hoặc thành phố.
Mẫu quà.
Số lượng.
Ngày giao.
Trạng thái.
Ghi chú.
Người phụ trách.
Địa chỉ nên được kiểm tra và chuẩn hóa trước khi gửi cho đơn vị giao hàng.
Các lỗi thường gặp gồm:
Thiếu số nhà.
Sai số điện thoại.
Trùng người nhận.
Giao nhầm mẫu.
Thiếu tên công ty.
Không có người phụ trách.
Nhầm quận hoặc tỉnh.
Bước 13: Chuẩn bị phương án xử lý phát sinh
Trước khi giao hàng, doanh nghiệp nên thống nhất cách xử lý các trường hợp:
Hộp bị móp.
Sản phẩm bị vỡ.
Thiếu thành phần.
Giao sai mẫu.
Giao sai địa chỉ.
Người nhận không có mặt.
Quà bị hoàn trả.
Giao trễ.
Thiệp sai nội dung.
Cần xác định rõ:
Ai là người tiếp nhận phản hồi?
Thời gian xử lý là bao lâu?
Có đổi mới hay bổ sung không?
Ai chịu phí giao lại?
Cách ghi nhận bằng hình ảnh như thế nào?
Một chính sách xử lý rõ ràng giúp doanh nghiệp tránh bị động trong giai đoạn cao điểm.
Những sai lầm thường gặp khi đặt quà Tết số lượng lớn
Đặt hàng quá sát Tết
Đây là nguyên nhân của nhiều rủi ro về mẫu, tiến độ và chi phí.
Doanh nghiệp nên chốt sớm những hạng mục cần nhiều thời gian như hộp, logo và danh sách giao hàng.
Chỉ hỏi giá mà không hỏi chi tiết
Hai báo giá có cùng mức giá nhưng có thể khác nhau về:
Chất lượng hộp.
Thành phần.
Quy cách đóng gói.
In logo.
Túi giấy.
Thiệp.
Vận chuyển.
Chính sách đổi trả.
Cần yêu cầu báo giá rõ từng hạng mục.
Không duyệt mẫu thực tế
Hình ảnh có thể đẹp nhưng không phản ánh chính xác chất liệu và kích thước.
Duyệt mẫu giúp doanh nghiệp tránh sai sót trước khi sản xuất hàng loạt.
Không có số lượng dự phòng
Khi phát sinh thêm người nhận, việc đặt bổ sung sát Tết có thể không còn đúng mẫu cũ.
Chốt danh sách quá muộn
Danh sách thay đổi liên tục làm tăng nguy cơ nhầm lẫn và giao trễ.
Nên có một thời điểm chốt chính thức và quy định cách xử lý các trường hợp bổ sung.
Chọn hộp quá cồng kềnh
Hộp lớn có thể đẹp nhưng làm tăng chi phí vận chuyển, lưu kho và phân phát.
Không kiểm tra khả năng giao hàng
Một đơn vị có thể sản xuất tốt nhưng chưa chắc có khả năng quản lý giao hàng đến hàng trăm địa chỉ.
Doanh nghiệp cần đánh giá cả năng lực đóng gói, vận chuyển và đối soát.
Không thống nhất phương án thay thế
Nguồn cung có thể thay đổi. Nếu không có quy định rõ, sản phẩm bên trong có thể khác mẫu đã duyệt.
Checklist đặt quà Tết số lượng lớn
Trước khi xác nhận đơn hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra:
Đã xác định mục tiêu tặng quà.
Đã phân loại người nhận.
Đã chốt ngân sách tổng.
Đã lập danh sách người nhận.
Đã tính số lượng dự phòng.
Đã chọn mẫu hộp.
Đã kiểm tra thành phần.
Đã xem hoặc nhận mẫu thực tế.
Đã duyệt logo.
Đã kiểm tra nội dung thiệp.
Đã thống nhất phương án thay thế.
Đã chốt tiến độ sản xuất.
Đã có thời gian dự phòng.
Đã thống nhất cách kiểm tra hàng.
Đã chuẩn hóa danh sách giao hàng.
Đã chốt phương án xử lý hàng lỗi.
Đã xác định người phụ trách đối soát.
Cách chọn đơn vị cung cấp quà Tết số lượng lớn
Doanh nghiệp nên đánh giá nhà cung cấp dựa trên nhiều yếu tố, không chỉ giá.
Một đơn vị phù hợp nên có:
Danh mục sản phẩm rõ ràng.
Thông tin thành phần cụ thể.
Khả năng cung cấp mẫu.
Báo giá minh bạch.
Quy trình duyệt thiết kế.
Năng lực in logo.
Khả năng đóng gói số lượng lớn.
Kế hoạch giao hàng rõ ràng.
Chính sách xử lý hàng lỗi.
Nhân sự phụ trách xuyên suốt.
Khả năng cập nhật tiến độ.
Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các nội dung quan trọng như mẫu, thành phần, số lượng và ngày giao.
Quà Tết An Nhiên đồng hành cùng doanh nghiệp từ chọn mẫu đến giao hàng
Đặt quà Tết số lượng lớn cần sự phối hợp giữa nhiều khâu: chọn sản phẩm, thiết kế, in ấn, đóng gói, kiểm tra và vận chuyển.
Quà Tết An Nhiên hướng đến giải pháp quà tặng linh hoạt theo ngân sách, số lượng và nhóm người nhận. Doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu có sẵn hoặc trao đổi để điều chỉnh thành phần, hộp quà và nhận diện thương hiệu.
Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ:
Tư vấn mẫu theo ngân sách.
Phân nhóm quà.
Thay đổi thành phần.
In logo.
Thiết kế thiệp.
Chuẩn bị túi giấy.
Đóng gói.
Giao tập trung.
Giao theo danh sách.
Kiểm tra và đối soát.
Một chương trình quà Tết thành công không chỉ nằm ở mẫu quà đẹp. Điều quan trọng hơn là mọi phần quà đều đúng chất lượng, đúng người nhận và được trao đúng thời điểm.
Câu hỏi thường gặp khi đặt quà Tết số lượng lớn
Đặt quà Tết số lượng lớn có được giá tốt hơn không?
Đơn giá có thể được tối ưu khi số lượng tăng, đặc biệt với chi phí hộp, thiết kế và gia công. Tuy nhiên, mức giá còn phụ thuộc vào thành phần, chất liệu và yêu cầu tùy chỉnh.
Có cần đặt cọc khi đặt quà số lượng lớn không?
Tùy chính sách của đơn vị cung cấp và mức độ tùy chỉnh. Các đơn hàng cần sản xuất hộp riêng hoặc in logo thường có yêu cầu xác nhận và thanh toán theo từng giai đoạn.
Có thể thay đổi thành phần trong hộp quà không?
Có thể nếu sản phẩm thay thế còn hàng và phù hợp kích thước hộp. Doanh nghiệp nên chốt phương án thay thế trước khi sản xuất.
Có nên đặt dư quà không?
Nên có số lượng dự phòng để xử lý người nhận phát sinh, hàng lỗi hoặc nhu cầu bổ sung.
Có thể giao quà đến nhiều địa chỉ không?
Có thể. Doanh nghiệp cần cung cấp danh sách chính xác và thống nhất cách đối soát trạng thái giao hàng.
Làm sao kiểm soát chất lượng khi đặt nhiều hộp?
Nên duyệt mẫu thực tế, xác nhận tiêu chuẩn bằng văn bản và kiểm tra thành phẩm theo từng lô hoặc tỷ lệ thống nhất.
Nếu hàng bị móp khi vận chuyển thì xử lý thế nào?
Cần thống nhất từ trước chính sách đổi, bổ sung hoặc giao lại. Khi phát hiện lỗi, nên chụp ảnh sản phẩm và bao bì để đối chiếu.
