Một món quà được chuẩn bị kỹ vẫn có thể đến vào lúc khách hàng đang họp, đã nghỉ Tết hoặc không có mặt tại văn phòng. Nhắn trước giúp người nhận chọn thời gian phù hợp, đồng thời giúp doanh nghiệp biết có thể trao trực tiếp hay cần thống nhất người nhận thay.
Tin nhắn hẹn trao quà Tết nên ngắn, giới thiệu rõ người gửi và cho người nhận quyền lựa chọn. Không cần biến lời hẹn thành một đoạn giới thiệu sản phẩm. Với chương trình quà Tết doanh nghiệp 2027, bạn có thể chuẩn bị sẵn các mẫu dưới đây rồi điều chỉnh theo mức độ thân thiết.
Một tin nhắn hẹn cần đủ bốn ý
Người nhận nên hiểu ngay: ai đang liên hệ, liên hệ để làm gì, đề xuất thời gian nào và cần họ xác nhận điều gì. Nếu số điện thoại chưa quen, hãy giới thiệu tên và doanh nghiệp ngay từ đầu.
Về thời gian, đưa ra một hoặc hai lựa chọn cụ thể sẽ dễ trả lời hơn câu “khi nào Anh/Chị rảnh?”. Tuy nhiên, chỉ đề xuất những khung giờ bạn có thể thực hiện, và chờ phản hồi trước khi coi đó là lịch đã chốt.
Các phần trong ngoặc vuông ở bảy mẫu sau là chỗ để thay thông tin. Cách xưng hô “em”, “tôi”, “bên mình” cần được điều chỉnh theo quan hệ thực tế.
Chuẩn bị thông tin trước khi nhắn giúp lời hẹn ngắn gọn và rõ ràng.
Mẫu 1: hẹn trao quà trực tiếp tại văn phòng
Em chào Anh/Chị [Tên], em là [Tên] từ [Doanh nghiệp]. Nhân dịp Tết 2027, bên em muốn gửi Anh/Chị một phần quà thay lời cảm ơn vì đã đồng hành trong năm qua. Anh/Chị có thuận tiện để em ghé văn phòng vào [khung giờ, ngày] không ạ? Nếu chưa phù hợp, em xin phép sắp xếp theo thời gian Anh/Chị thuận tiện.
Mẫu này phù hợp khi bạn dự định trực tiếp đến trao. Tránh dùng “em ghé” nếu thực tế chỉ có đơn vị vận chuyển đến, vì người nhận có thể hiểu rằng đây là một cuộc gặp với bạn.
Mẫu 2: hỏi thời gian nhận khi gửi qua giao nhận
Em chào Anh/Chị [Tên]. [Doanh nghiệp] có một phần quà Tết gửi đến Anh/Chị. Bên em dự kiến gửi qua đơn vị giao nhận; Anh/Chị cho em xin địa chỉ và khoảng thời gian thuận tiện để nhận được không ạ? Em sẽ xác nhận lại lịch sau khi thống nhất phương án giao.
Mẫu này giữ đúng sự khác biệt giữa thời gian người nhận mong muốn và khả năng thực hiện. Bạn không cần hứa một giờ giao chính xác trước khi đã làm việc với đầu mối vận chuyển.
Mẫu 3: xác nhận lại địa chỉ đã có
Em chào Anh/Chị [Tên]. Để chuẩn bị gửi quà Tết, em xin xác nhận Anh/Chị vẫn nhận tại [địa chỉ hiện có] đúng không ạ? Nếu có thay đổi về địa điểm hoặc người nhận hàng, Anh/Chị giúp em cập nhật. Em cảm ơn Anh/Chị.
Nên gửi riêng cho đúng người liên hệ, đặc biệt khi tin nhắn có địa chỉ cá nhân. Nếu đã lâu không cập nhật thông tin, việc hỏi lại địa điểm sẽ rõ ràng hơn gửi đến địa chỉ cũ rồi mới liên hệ.
Mẫu 4: hỏi về người nhận thay
Dạ, nếu Anh/Chị không có mặt vào thời gian dự kiến, Anh/Chị có muốn nhờ một người thuận tiện nhận giúp không ạ? Nếu được, Anh/Chị cho em xin tên và số liên hệ của người nhận thay để bên em phối hợp. Nếu chưa thuận tiện, mình có thể thống nhất lại lịch khác.
Chỉ ghi nhận người nhận thay khi đã được đồng ý. Không nên tự coi lễ tân, bảo vệ hoặc đồng nghiệp là người có thể nhận mọi phần quà. Khi có thông tin mới, cập nhật vào danh sách giao nhận để người phụ trách sử dụng cùng một bản.
Tin nhắn dùng để hẹn; lời cảm ơn đầy đủ có thể gửi cùng tấm thiệp.
Mẫu 5: xác nhận lại một lịch đã thống nhất
Em chào Anh/Chị [Tên]. Em xin xác nhận lịch trao quà Tết đã thống nhất: [thời gian], tại [địa điểm], người liên hệ nhận là [tên]. Nếu có thay đổi, Anh/Chị nhắn giúp em để bên em điều chỉnh. Em cảm ơn Anh/Chị.
Chỉ dùng mẫu này sau khi đã có phản hồi đồng ý. Nếu người nhận chưa trả lời tin đầu, không chuyển sang cách viết khiến họ hiểu rằng lịch đã được chốt.
Mẫu 6: xin đổi lịch từ phía bên gửi
Em chào Anh/Chị [Tên]. Em xin lỗi vì bên em cần điều chỉnh lịch trao quà đã hẹn vào [lịch cũ]. Anh/Chị có thuận tiện với [lựa chọn mới] không ạ? Nếu chưa phù hợp, em sẽ trao đổi lại để chọn thời gian thuận tiện cho Anh/Chị. Em cảm ơn Anh/Chị đã thông cảm.
Nên báo ngay khi biết cần thay đổi. Đưa ra phương án mới trong khả năng thực hiện, đồng thời để người nhận từ chối hoặc đề xuất thời gian khác. Không nên chỉ thông báo “bên em chuyển sang ngày mai” mà không hỏi lại.
Mẫu 7: phản hồi khi người nhận không tiện nhận quà
Dạ, em hiểu và tôn trọng sự sắp xếp của Anh/Chị. Bên em xin gửi lời cảm ơn vì sự đồng hành trong năm qua, cùng lời chúc Anh/Chị và gia đình đón Tết 2027 an vui, nhiều sức khỏe. Mong có dịp tiếp tục được hợp tác cùng Anh/Chị.
Nếu khách hàng hoặc đối tác không nhận quà, một lời đáp nhẹ nhàng là đủ. Không cần hỏi dồn lý do hoặc đề nghị gửi sang địa chỉ khác khi họ đã từ chối rõ ràng.
Chọn mẫu nào cho từng tình huống?
Phân nhóm người nhận giúp chọn cách xưng hô và lời nhắn phù hợp.
Những chi tiết nhỏ nên kiểm tra trước khi gửi
Đọc lại tên người nhận, tên doanh nghiệp và thời gian. Những chỗ điền thông tin trong mẫu cần được thay hết trước khi gửi; nếu sao chép nhiều lần, đặc biệt chú ý tên ở đầu tin và địa chỉ ở cuối tin.
Không nên ghép lời hẹn trao quà với báo giá, khuyến mại hoặc lời thúc giục mua hàng. Tin nhắn này có một nhiệm vụ rõ ràng: thống nhất cách nhận quà. Nếu cần trao đổi công việc khác, bạn có thể tách thành nội dung riêng.
Với các điểm nhận tại TP.HCM và khu vực miền Nam, hãy hỏi địa chỉ đầy đủ và thời gian có người nhận, thay vì tự suy ra từ giờ làm việc thông thường. Sau khi có phản hồi, lưu kết quả vào bảng theo dõi; đừng chỉ giữ lịch trong từng đoạn chat.
Nếu cần chuẩn bị cả lời chúc đi cùng hộp, bạn có thể tham khảo 9 mẫu lời chúc trên thiệp quà Tết doanh nghiệp 2027. An Nhiên hỗ trợ thiệp riêng, in logo, thay thành phần và thiết kế hộp theo nhu cầu; điều kiện số lượng và phụ phí được trao đổi khi tư vấn.
Bạn có thể liên hệ An Nhiên để trao đổi về mẫu quà và thời gian cần nhận trước khi hẹn trao với khách hàng. Chủ động ở bước chuẩn bị sẽ giúp lời hẹn sau đó cụ thể và dễ thực hiện hơn.
